Datenschutzhinweise für Besprechungen.

1. Allgemeine Hinweise

Im Rahmen interner und externer Besprechungen per Video- und/oder Audiokonferenz werden nach Erteilung einer entsprechenden Einwilligung personenbezogene Daten im Rahmen einer Audio-/Bild-/Videoaufzeichnung und/oder Livetranskription und Zusammenfassung dieser Transkription verarbeitet.

Die Transkriptionsfunktion wandelt das in Konferenzen bzw. Besprechungen Gesagte in Echtzeit mittels Künstlicher Intelligenz in Text um. Diese Funktion nutzt Informationen wie Meeting-Einladungen, Teilnehmernamen und Anhänge, um die Genauigkeit zu steigern und spezifischen Fachjargon automatisch zu identifizieren, ganz ohne menschliche Beteiligung. Dabei gewährleistet Microsoft, dass diese Daten von Microsoft weder genutzt noch gespeichert werden, um die eigene KI zu verbessern.

Vor Beginn einer Audio- oder Videoaufzeichnung und/oder Transkription wird im Besprechungstermin nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Aufzeichnung und/oder eine Livetranskription und Zusammenfassung der Transkription erfolgt.

Sie können selbstverständlich Ihre Kamera und/oder Mikrofon ausschalten, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Stimme und/oder Videobild Teil der Aufzeichnung wird. Sollten Sie generell eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie die Video- oder Audiokonferenz jederzeit verlassen.

2. Verantwortlicher i.S.d. DSGVO

• For Sale Digital Internet-Agentur GmbH
• Lange Reihe 29
• 20099 Hamburg
• T +49 (0)40 / 37 49 10-0
• info@for-sale-digital.de

3. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@for-sale-digital.de

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der o.g. Konferenz können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten der Teilnehmer (Vorname, Nachname, Organisation, Funktion)
• Sprach-, Audio- und Video- bzw. Bilddaten
• Sprachbeiträge und Inhalte aus Wortmeldungen
• Chat-Inhalte und geteilte Dateien
• Metadaten (z. B. Zeitpunkt der Teilnahme)
• Transkripte der gesprochenen Inhalte

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Besprechungen erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Transkripten zur Nachvollziehbarkeit der Ergebniszusammenfassung und Protokollierung
• Zusammenfassung und Dokumentation von Absprachen und Besprechungsergebnissen
• Effiziente Zusammenarbeit mit den Teilnehmern und deren zugehörigen Unternehmen und Wissenssicherung

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung der Aufzeichnungs- und/oder Livetranskriptions- und Zusammenfassungsfunktion ist Ihre entsprechende Einwilligung, also Art. 6 Abs.1 S.1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden – z.B. indem die Freigabe von Kamera und/oder Mikrophon widerrufen wird bzw. diese deaktiviert werden.

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Zugriff auf die Daten erhalten ausschließlich:

• Intern: Mitarbeitende bzw. Organisationseinheiten, die zur Vorbereitung, Durchführung oder Nachbereitung von Besprechungen mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen berechtigt sind
• Extern: IT-TEC GmbH, Feldstraße 31, 23858 Reinfeld, DE; Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond WA 98052, USA, Fernwartungsdienstleister).
  Die externen IT-Dienstleister sind unsere Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Diese verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag und auf unsere Weisung.

8. Werden Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet?

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten oder Einstellungen oder Dienste verwenden, bei denen sie nach außen derart erscheinen, dass sie sich in diesem Drittland aufhalten.

Soweit Daten in den USA verarbeitet werden, hat sich Microsoft Corporation nach dem Data Privacy Framework (DPF) Programm zertifiziert und wird in der Data Privacy Framework Liste der International Trade Administration (ITA) geführt. Das bedeutet, dass sich Microsoft Corp. öffentlich zur Einhaltung der DPF-Pflichten verpflichtet hat und ein etwaiger Datentransfer in die USA aufgrund des aktuellen Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 unbedenklich ist.

Da Microsoft-Server weltweit verteilt sind und eine Übertragung in andere Drittländer nicht völlig ausgeschlossen werden kann, erfolgt die Verarbeitung in Drittländern auf Grundlage der von der Europäischen Kommission beschlossenen EU-Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Diese sind mit Microsoft vertraglich vereinbart und entsprechende Verpflichtungen werden an die Unterauftragsverarbeiter von Microsoft durchgereicht.

9. Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Automatisierte Verarbeitung / Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Verarbeitung bzw. Entscheidung im Sinne von Art. 22 Abs.1 oder Abs.4 DSGVO findet nicht statt.

11. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Angabe Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich freiwillig. Wenn Sie mit den im Rahmen Ihrer Nutzung von Microsoft Copilot bzw. Teams verarbeiteten Daten nicht einverstanden sind, können Sie die bereitgestellten Dienste jedoch nicht nutzen.

12. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht:

12.1 Allgemeine Rechte der betroffenen Person

• Auskunft über ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 17, 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO)
• auf Datenübertragung (Art. 20 DSGVO)
• Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO)

12.2 Rechte bei der Datenverarbeitung nach dem berechtigten Interesse

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12.3 Rechte bei Direktwerbung

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Im Falle Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten

Stand 10.03.2026